23948sdkhjf

"Vårt största problem är att priserna blir för låga"

| Av Boel Jönsson | Tipsa redaktionen

Tidningen Rent har pratat med Maria Thörn, chef för ett av Inspiras tre affärsområden, region Västmanland. Hon har drygt 30 års erfarenhet av upphandlingar inom området lokalvårdstjänster.

Nyligen vann bolaget, som ett av flera, ett förnyat kontrakt med Västerås stad, Sveriges sjunde största kommun och Inspiras största offentliga uppdrag. Totalt omfattar upphandlingen och avtalen över 200 objekt.

Läs också: Inspira vinner Fagersta Stainless

Man brukar säga att huvuddelen av alla upphandlingar avgörs av lägsta pris, men naturligtvis är det inte riktigt så enkelt.

I exemplet Västerås stad utvärderas de olika erbjudandena i en stegvis process. Först bockas skall-kraven av. Därefter kvalificeras några leverantörer som får komma på intervju och dessutom utföra ett praktikfall.

I den senaste upphandlingen lämnades nio anbud; tre kvalificerades till intervju. Intervju och praktikfall ger poäng och poängen ger pluspengar, dvs en summa du får dra av från ditt anbud.

Hon tycker att det är en bra metod som används av alltför få offentliga upphandlare.

Läs också: ISS tecknar avtal med Västtrafik

– Istället värderas många gånger referenser till 30 procent, kvalitet och miljö till 20 procent och oftast väger priset över 55 procent, vilket innebär att priset avgör.

– Många offentliga upphandlingar lägger stort värde vid referenser. Det är både bra och dåligt.

– En referent som är mycket nöjd ger kanske oss en fyra på en femgradig skala och ser det som ett toppbetyg. Någon annan ger enbart femmor vilket då tyvärr blir utslagsgivande, säger Maria Thörn.

Hur gick det då för Inspira?

Läs också: Vinner högskoleupphandling igen

– Vi fick delar av kontraktet som en av tre leverantörer.

Skallkraven innebär oftast ett kryss i en ruta i en elektronisk blankett. Upphandlaren kontrollerar att leverantören har betalat skatten.

– Att ta sig genom den delen klarar de flesta. Krävs inget ytterligare är det bara priset som gäller.

Vissa upphandlare vänder på steken, anger en summa och frågar hur mycket lokalvård de kan få för den.

Läs också: Lägsta pris avgjorde

– Det gillar jag. Då är priset redan satt och det blir upp till oss leverantörer att göra ett så attraktivt erbjudande vi kan och optimera för just den kunden. Men det är inte så vanligt.

Det är stora variationer mellan stad och landsbygd.

– Vi har också högre löner än i Stockholm eftersom personalen är trogen och stannar länge vilket ger lönepåslag.

Vad är det viktigaste för att vara framgångsrik i en upphandling?

Läs också: Vann Mora kommun

– Att besöka objekten! Det är svårt att sätta ihop ett realistiskt anbud utifrån ritningar. Verkligheten stämmer inte alltid överens med ett digitalt underlag.

– Det är det mest schyssta mot kunden och mot personalen. Man blir alltid erbjuden att titta på objekten, i alla fall ett urval.

– Jag är förvånad att det är många leverantörer som inte tar sig den tiden.

2 + 2 år är den vanligaste tidsramen för en offentlig upphandling av lokalvård. Att räkna hem något på två år är inte helt enkelt.

– Du kan aldrig vara helt säker på att få optionsåren. Men vi får dem nästan alltid.

Långa avtal är det bästa, inte minst för personalen som hamnar i en svår situation när avtal sägs upp.

– Jag har ofta medarbetare som kommer och frågar och är oroliga. "Jag ska köpa ett hus. Kan jag låna pengar. Har jag ett jobb?". Men jag kan inte svara.

– Vi försöker förklara för den offentliga upphandlaren hur viktigt det är att man är ute i så god tid som möjligt för att vi ska kunna ge personalen besked. Vi riskerar också att förlora personal för att de inte törs vänta.

Efter tre-fyra månaders väntan kan det bli en överprövning för att någon överklagar beslutet och det tar kanske tio månader till innan upphandlingen blir klar.

– Att vara ute i god tid innebär att vi kan ge våra anställda besked i god tid – får de behålla jobbet eller inte. Vi slipper säga upp personal för att det är en pågående upphandling. Helst ska upphandlingen vara klar ett halvår innan avtalet går ut.

För den i slutet av september avslutade upphandlingen i Västerås, skickades förfrågan ut sju månader innan avtalets upphörande.

– Men jag skulle kunna tänka mig att man är ute ännu tidigare.

Hur många upphandlingar går enbart på pris?

– Det är väldigt många. Det händer att vi lämnar offert även på sådana upphandlingar, om de är tillräckligt stora.

– Det går upp och ned i vår bransch. Ibland är det vissa som har problem och det beror oftast på att man har tagit för många sådana prispressade uppdrag. Nästan alla offentliga upphandlingar idag har viten som faller ut om man inte klarar att leverera. Då är man i en ännu värre karusell.

– Det är tufft.

Men Maria Thörn tycker det är väldigt roligt om det är bra upphandlingar.

– Du blir vassare på att optimera resurserna och vet hur kundens behov varierar. Det handlar mycket om att fördela resurserna till rätt tid för att det ska fungera året runt. Vilken maskin kan vi använda? Hur mycket kan vi tjäna på att använda ultrarent vatten?

Betydelsefull är också upphandlarkompetensen. En bra upphandlare innebär en bra upphandling och en bra leverans.

– Stöter vi på brister i kompetens brukar vi påtala det.

Hur skulle det se ut om inte Samhall fanns?

– Vi har talat om för politikerna hur vi ser på det. Det finns många seriösa leverantörer av bland annat städning och det skulle vara ganska enkelt att göra ett kvotsystem i förhållande till omsättning eller antal anställda. Exempelvis Inspira med 1400 medarbetare kan ha 8 procent av personalgruppen som är personer med funktionsnedsättning.

– Många medarbetare hos oss skulle se det som ett plus i sin vardag att få coacha personer som behöver lite mer stöd. Vi tror att branschen skulle kunna ta hand om dem på ett bättre sätt och att möjligheterna till utslussning i ett ordinarie jobb skulle bli större. Att branschen tar sitt ansvar samtidigt som man undviker osund konkurrens.

– Men tar vi på oss uppdraget ska vi självklart ha ersättning, säger Maria Thörn.

Text Boel Jönsson/Tidningen Rent nr 5/2019

Mer om: Inspira | upphandling
Håll dig uppdaterad med Rent
Är du prenumerant? Bli prenumerant

Med en prenumeration får du obegränsad tillgång till webbtidningen. Läs webbtidningen online.

Kommentarer (0)
Startsidan just nu

Essity levererar kirurgmasker till vården

Hygien- och hälsobolaget Essity har påbörjat produktion i Sverige av kirurgmasker för användning inom vården.

Tillfälliga regler för desinfektionsmedel året ut

Städ och serviceföretag drar ned på personal

Almega Serviceföretagen har frågat sina medlemsföretag hur de påverkas av coronakrisen.

E-tjänst för ansökan om karensavdrag öppen

Från och med idag den 7 april 2020 träder det av regeringen beslutade tillfälliga stoppet av karensavdraget i kraft.

Desinficerar ansiktsmasker

Skänker visir till vården

"Vi skänker 3 000 visir till Region Stockholm för att det går bra för oss nu och då vill vi återinvestera i svensk sjukvårdspersonal som gör ett heroiskt jobb dag och natt ", säger Peter Bergström, en av ägarna till Stockholm Städgross.

Nyhetsbrev

Teamfika via webben varje dag

Städenheten på Örebro universitet har helt nya förutsättningar för sitt arbete under den rådande coronakrisen.

Arkiv

Coronaviruset – hjälp att säkra arbetsmiljön

Hur påverkar det nya coronaviruset arbetsmiljön? Prevent har tagit fram en ny digital checklista som kan användas på alla arbetsplatser.

Nytt Rut-rekord innan Corona-kris

Timewaves rutbarometer rapporterar en markant ökning av avbokningar hos hemserviceföretagen från mitten av mars.

Städrobot lättar upp i coronamörkret

Tillsammans med RoboTech lanserar nu OrboTech en ny spännande robot-teknologi som fullkomligt revolutionerar städningen.

Nominera till arbetsmiljöstipendium!

Har du någon på din arbetsplats som brinner för att du och dina kollegor ska ha en säker och trivsam arbetsmiljö?

"Städning är en samhällsviktig verksamhet"

Det jag är mest orolig för är hur det kommer att se ut när vi kommer ut på andra sidan, när vi har tagit oss igenom den här pandemin, säger Matthias Lindholm, ordförande i Städbranschen Sverige.

Nominera nu till Clean Bright Awards

Mitt i Corona-krisen är det återigen dags att nominera just din kandidat till årets Clean Bright Awards.

Tana rekryterar ny landschef

Tillverkaren av rengöringsprodukter, Tana, har rekryterat Christian Andersson som Country Manager för verksamheten i Sverige.

Förlänger offshore-avtal med Coor

Städare hyllas i brittiska parlamentet

Den brittiske premiärministern Boris Johnson och oppositionsledaren Jeremy Corbyn hyllade i det brittiska parlamentet det enastående arbete som städarna utför under coronakrisen.

Försenade leveranser ger frustrerade kunder

En av Sveriges stora distributörer av produkter till bland annat städ och facility är Procurator som nu jobbar hårt för att förse kunder med det de behöver under coronakrisen.

Skänker bort desinfektionsmedel

Det skånska företaget Anolytech har skänkt bort hand- och ytdesinfektion, först i Ystad, nu i Kristinehamn och nästa stopp blir Gävle.

Byter skadedjur mot virus

I coronatider byter saneringsföretag skadedjur mot virus. "Det är så efterfrågan ser ut", säger Jakob Sellgren, vd på Nomor.

Brist på städpersonal – stänger idrottshallar

Stor brist på desinfektionsmedel

"Vi ser en nedgång i ökningstakten när det gäller nya uppdrag, men det är många som vill ha mer städning i dessa corona-tider", säger Jesper Gravé, Städarna Örebro.

Replik: "Skulle vi möjligen kunna ge hyresgästerna ytterligare ett val?"

David Wensbo Posaric, en av flera kritiska forskare, summerar här Swatabs tvättmedelsfria system i en kommentar till föregående debattartikel av Mats Marklund, vd på Swatab.

Debatt: "Vi rekommenderar att man ger hyresgästerna ett val"

Mats Marklund, vd för Swatab, kommenterar här hur deras tvättmedelsfria system har tagits emot. Hittills har företaget installerat 75 system.

Varslad hotellpersonal kan få städjobb

Klor och väteperoxid får dispens

Karensdagen slopas – och stopp för stora sammankomster

Nytt hälsoledningsverktyg söker testföretag

Öppnar helpdesk-portal för kunder

Samhalls vd lämnar

Ska skapa SBS nya auktorisation

Ny vd för Bele Cleaning System

Nytt eldrivet arbetsfordon

Hon får Tvätteriförbundets hållbarhetspris

Se alla Företagens egna nyheter

Tersano ozonvatten på toppen av testerna

Trappstädning och Hygienutbildning

Hygienutbildning via Borago

Hygienutbildning på distans via Städakademin

Desinfektion med miljövänligt ozonvatten

Oberoende tester visar toppresultat

Vi har utbildningar som passar medarbetare i olika roller!

Borago inleder samarbete med Hygiene Diagnostics

Supplies Direct Malmö

Bättre resultat hos Tierpsbyggen med digitala städverktyget

Är du ledare inom städ- och service?

Världslansering av Duotex® nya produkter!

Fördelar med att använda skumtvål

Kompetens för städbranschens tjänstemän

Kickstarta året med en lokalvårdsutbildning!

KBM Professional utökar med torkpapper

Nya städmaskiner från KBM

Fleetmanagement - få kontroll över maskinparken

Städarnas dag och ny film från Städakademin

Lätthanterlig. Ergonomisk. Prisvärd

Säkra dina entréer och golvytor med i-matt

i-mopfamiljen växer, säg hej till i-mop Lite!

Utvärdering mot kvalitet - Borago projektleder och upphandlar

Borago deltar i Nordisk/Baltiskt INSTA 800 projekt

Våra certifierade utbildningar har precis blivit ännu fler!

Sänd till en kollega

0.125