FM-system: 4 misstag att undvika innan upphandlingen
Du känner kanske igen historien: Ett nytt Facility Management-system köps in, implementeringen går enligt plan – men de förväntade vinsterna uteblir. Jag har sett det här mönstret upprepas gång på gång i arbetet med digitalisering av städtjänster, som utgör en betydande del av FM-budgeten. Men vissa organisationer lyckas faktiskt. Skillnaden ligger i fyra saker de gör innan upphandlingen skrivs och FM-systemet upphandlas.
1. Involvera verksamheten innan RFI:n skrivs
En av de vanligaste utmaningarna vi ser är när upphandling och verksamhet har arbetat i varsin silo.
Upphandlingen har gjort ett gediget jobb med RFI, upphandlingsprocess och avtal. Men när systemet ska tas i bruk upptäcker verksamheten att det inte stödjer deras arbetsvardag.
Det betyder inte att någon har gjort ett dåligt jobb – bara att de inte har gjort jobbet tillsammans.
När upphandlingen kliver av efter kontraktssignering och verksamheten ska ta över ett FM-system de inte varit med att definiera, blir det svårt att skapa ägarskap.
Konkreta åtgärder som fungerar:
- Gör en behovsanalys tillsammans med verksamheten innan RFI-processen
- Testa gärna system genom piloter – det ger ovärderlig insikt
- Låt fackkompetens delta aktivt i utvärderingen av anbud
- Definiera 3–5 konkreta KPI:er tillsammans – vad betyder egentligen ”framgång”?
När verksamhet och upphandling samarbetar kring behovsanalysen, dyker ofta en avgörande fråga upp: Vilket arbetssätt ska FM-systemet stödja?
Vill du läsa om de tre andra misstagen som ofta uppstår i arbetet med upphandlingar? Läs hela artikeln här
BREAKING