Mellanstora företag kan vinna på att outsourca underhållet
Många företag har begränsad uppföljning av sitt underhåll – större företag har mer uppföljning än mindre. Endast en liten andel av företagen övervägde att outsourca sitt underhåll – de större mer än de mindre. Trots att de mindre skulle vunnit betydligt på att outsourca sitt underhåll, visar en undersökning av Coor Service Management.
Text; Peter Håkansson, Process Nordic
– Vi ville få en bild på hur industrin ser på underhåll, att få en temperaturmätare på underhållet inom svensk industri. Hur jobbar företagen med underhåll, hur strukturerar de sitt arbete och vad finns det för behov av olika typer av tjänster inom underhåll, säger Martin Berntsson, kontraktsutvecklare på Coor Service Management, ledande aktör inom service management i Norden.
Coor intervjuade förra året underhållscheferna i 200 svenska företag – bland annat inom stål, papper och massa, läkemedel, livsmedel, kemi, bygg, fordon – uppdelade i företag med mindre än 50 anställda, 50 till 100 anställda, 100 till 200 anställda och mer än 200 anställda.
– Spontant var det inga direkta överraskningar i undersökningen, mycket av det vi upplevt sedan tidigare bekräftades. Ju större företagen är, desto bättre kontroll och uppföljning har de. Det kändes ganska naturligt att de större företagen har bättre kontroll än de mindre.
Bilden var tydlig: Majoriteten av företagen med mer än 200 anställda registrerar tid och aktiviteter på arbetsordrar för att sedan kunna följa upp dem i större utsträckning än andra. Företagen arbetar också mer med nyckeltal för att följa upp effekten av sitt underhåll.
– Mer än hälften, 63 procent, av företagen i undersökningen registrerade en liten andel av sin tid på arbetsordrar vilket visar att en stor mängd företag har liten uppföljning av sitt underhållsarbete, säger Martin Berntsson.
Han anser det uppenbart att många företag i undersökningen inte har riktig koll på omfattningen av sitt underhållsarbete. En slutsats han också drar är att det borde finnas en ganska stor utvecklingspotential hos företagen att effektivisera och förebättre sitt underhål – i synnerhet de med 100 till 200 anställda.
– De har ganska låg andel registrerad tid, de arbetar i liten omfattning med nyckeltal. De har ingen, hävdar jag, riktig koll på sin underhållsverksamhet.
Företag med 100 till 200 anställda har i regel en underhållsorganisation mellan 10 till 30 personer – beroende på vilken industri det är – med en underhållskostnad på mellan tio och trettio miljoner kronor om året.
Varför hade de så dålig kontroll?
– Jag tror att det handlar om de stora talens lag. Har du ett stort företag med en underhållsavdelning på 50-60-70 personer, ja då är det så uppenbart. Det handlar om så mycket pengar. Det är naturligt att titta att på det och ha kontroll, säger Martin Berntsson.
Martin Berntsson tror att det är företag som gått från kanske fem personer på underhållet, då man har koll på det ändå, till att ha ett femtontal. Då är det inte lika lätt att ha det i huvudet.
– Jag tror det är så enkelt att man inte har satsat tiden och resurserna för att skaffa sig en struktur för underhållet.
Coor ställde även frågan om hur underhållscheferna ställde sig till outsourcing av underhållet.
– Det förvånade mig att det endast var tio procent av företagen som outsourcat, eller övervägde att outsourca, underhållet. Jag trodde det var fler som övervägt att göra det.
Svaret visade också tydligt på skillnaden i synen och viljan att outsourca underhållet mellan större och mellanstora företag.
– Det är de större företagen som funderat på att outsourca, eller har genomfört en outsourcing eller har köpt fler tjänster externt. Men det är hos de mellanstora företagen som den stora potentialen finns, det är där man skulle få en stor effekt. Trots det ser inte dessa outsourcing, eller att köpa fler tjänster, som ett alternativ.
Ligger frågorna på för låg nivå i företagen – att de inte är uppe på managementnivå?
– Underhållet av produktionsnära verksamhet ligger väldigt nära företagets kärna. Det kanske sitter lite längre åt att outsourca underhållet än att göra det med exempelvis fastighetsskötseln. Att underhålla produktionen är så kritiskt om det skulle bli fel. Det är det som styr, säger Martin Berntsson.
Undersökningen gjordes för ett år sedan, tror du att bilden är densamma idag?
– Vi såg då att företagen hade ett ganska stort rekryteringsbehov Bland de större företagen sade hälften att de hade ett rekryteringsbehov inom underhåll. Min magkänsla säger att den siffran minskat genom inbromsningen i industrin, generellt sett, under det gångna året.
Däremot tror han att det idag finns en öppning för att företagen ser på nya lösningar för att sänka sina kostnader.
– Företagen får en hög kostnadspress och de frågar sig säkert om en outsourcing kan vara ett sätt att sänka kostnaderna.
Finns det en vinst för företagen att hämta hem?
– Det är svårt att uttala sig om, det skiljer sig från fall till fall. Men inget företag ger sig in i en outsourcingprocess om man inte kan spara åtminstone 15 procent. Får vi en kund som kan spara fem procent säger vi att de inte ska göra det. Vi kan inte tillföra något på kostnadssidan i det fallet, säger Martin Berntsson.
Men, tillägger han:
– En kostnadsbesparing kanske inte är det viktigaste i en produktionsmiljö, där kan det mer handla om att skapa en högre utnyttjandegrad i produktionsanläggningen.
Fakta:
Coor Service Management, som bildades 1998 och ägs av investmentbolaget Cinven, har 5600 medarbetare, huvudsak i Norden, och omsätter över sju miljarder kronor under 2012.
Coor är specialiserat på att leda, utveckla och effektivisera servicefunktioner på kontor, produktionsanläggningar, i fastigheter och i offentlig verksamhet i Norden. Företaget har samlat tre tjänsteområden inom det de kallar TFM, Total Facility Management:
Arbetsplatsservice
Fastighetsservice
Industriservice
Enligt Martin Berntsson är grunden för tillväxten outsourcing: företaget tar över verksamheter och personal från en kund, antigen genom outsourcing eller genom förvärv eller genom rekryteringar. Utöver detta köps tjänster från leverantörer – bulktjänster och specialisttjänster.