23948sdkhjf

"Vårt största problem är att priserna blir för låga"

| Av Boel Jönsson | Tipsa redaktionen

Tidningen Rent har pratat med Maria Thörn, chef för ett av Inspiras tre affärsområden, region Västmanland. Hon har drygt 30 års erfarenhet av upphandlingar inom området lokalvårdstjänster.

Nyligen vann bolaget, som ett av flera, ett förnyat kontrakt med Västerås stad, Sveriges sjunde största kommun och Inspiras största offentliga uppdrag. Totalt omfattar upphandlingen och avtalen över 200 objekt.

Läs också: Inspira vinner Fagersta Stainless

Man brukar säga att huvuddelen av alla upphandlingar avgörs av lägsta pris, men naturligtvis är det inte riktigt så enkelt.

I exemplet Västerås stad utvärderas de olika erbjudandena i en stegvis process. Först bockas skall-kraven av. Därefter kvalificeras några leverantörer som får komma på intervju och dessutom utföra ett praktikfall.

I den senaste upphandlingen lämnades nio anbud; tre kvalificerades till intervju. Intervju och praktikfall ger poäng och poängen ger pluspengar, dvs en summa du får dra av från ditt anbud.

Hon tycker att det är en bra metod som används av alltför få offentliga upphandlare.

Läs också: ISS tecknar avtal med Västtrafik

– Istället värderas många gånger referenser till 30 procent, kvalitet och miljö till 20 procent och oftast väger priset över 55 procent, vilket innebär att priset avgör.

– Många offentliga upphandlingar lägger stort värde vid referenser. Det är både bra och dåligt.

– En referent som är mycket nöjd ger kanske oss en fyra på en femgradig skala och ser det som ett toppbetyg. Någon annan ger enbart femmor vilket då tyvärr blir utslagsgivande, säger Maria Thörn.

Hur gick det då för Inspira?

Läs också: Vinner högskoleupphandling igen

– Vi fick delar av kontraktet som en av tre leverantörer.

Skallkraven innebär oftast ett kryss i en ruta i en elektronisk blankett. Upphandlaren kontrollerar att leverantören har betalat skatten.

– Att ta sig genom den delen klarar de flesta. Krävs inget ytterligare är det bara priset som gäller.

Vissa upphandlare vänder på steken, anger en summa och frågar hur mycket lokalvård de kan få för den.

Läs också: Lägsta pris avgjorde

– Det gillar jag. Då är priset redan satt och det blir upp till oss leverantörer att göra ett så attraktivt erbjudande vi kan och optimera för just den kunden. Men det är inte så vanligt.

Det är stora variationer mellan stad och landsbygd.

– Vi har också högre löner än i Stockholm eftersom personalen är trogen och stannar länge vilket ger lönepåslag.

Vad är det viktigaste för att vara framgångsrik i en upphandling?

Läs också: Vann Mora kommun

– Att besöka objekten! Det är svårt att sätta ihop ett realistiskt anbud utifrån ritningar. Verkligheten stämmer inte alltid överens med ett digitalt underlag.

– Det är det mest schyssta mot kunden och mot personalen. Man blir alltid erbjuden att titta på objekten, i alla fall ett urval.

– Jag är förvånad att det är många leverantörer som inte tar sig den tiden.

2 + 2 år är den vanligaste tidsramen för en offentlig upphandling av lokalvård. Att räkna hem något på två år är inte helt enkelt.

– Du kan aldrig vara helt säker på att få optionsåren. Men vi får dem nästan alltid.

Långa avtal är det bästa, inte minst för personalen som hamnar i en svår situation när avtal sägs upp.

– Jag har ofta medarbetare som kommer och frågar och är oroliga. "Jag ska köpa ett hus. Kan jag låna pengar. Har jag ett jobb?". Men jag kan inte svara.

– Vi försöker förklara för den offentliga upphandlaren hur viktigt det är att man är ute i så god tid som möjligt för att vi ska kunna ge personalen besked. Vi riskerar också att förlora personal för att de inte törs vänta.

Efter tre-fyra månaders väntan kan det bli en överprövning för att någon överklagar beslutet och det tar kanske tio månader till innan upphandlingen blir klar.

– Att vara ute i god tid innebär att vi kan ge våra anställda besked i god tid – får de behålla jobbet eller inte. Vi slipper säga upp personal för att det är en pågående upphandling. Helst ska upphandlingen vara klar ett halvår innan avtalet går ut.

För den i slutet av september avslutade upphandlingen i Västerås, skickades förfrågan ut sju månader innan avtalets upphörande.

– Men jag skulle kunna tänka mig att man är ute ännu tidigare.

Hur många upphandlingar går enbart på pris?

– Det är väldigt många. Det händer att vi lämnar offert även på sådana upphandlingar, om de är tillräckligt stora.

– Det går upp och ned i vår bransch. Ibland är det vissa som har problem och det beror oftast på att man har tagit för många sådana prispressade uppdrag. Nästan alla offentliga upphandlingar idag har viten som faller ut om man inte klarar att leverera. Då är man i en ännu värre karusell.

– Det är tufft.

Men Maria Thörn tycker det är väldigt roligt om det är bra upphandlingar.

– Du blir vassare på att optimera resurserna och vet hur kundens behov varierar. Det handlar mycket om att fördela resurserna till rätt tid för att det ska fungera året runt. Vilken maskin kan vi använda? Hur mycket kan vi tjäna på att använda ultrarent vatten?

Betydelsefull är också upphandlarkompetensen. En bra upphandlare innebär en bra upphandling och en bra leverans.

– Stöter vi på brister i kompetens brukar vi påtala det.

Hur skulle det se ut om inte Samhall fanns?

– Vi har talat om för politikerna hur vi ser på det. Det finns många seriösa leverantörer av bland annat städning och det skulle vara ganska enkelt att göra ett kvotsystem i förhållande till omsättning eller antal anställda. Exempelvis Inspira med 1400 medarbetare kan ha 8 procent av personalgruppen som är personer med funktionsnedsättning.

– Många medarbetare hos oss skulle se det som ett plus i sin vardag att få coacha personer som behöver lite mer stöd. Vi tror att branschen skulle kunna ta hand om dem på ett bättre sätt och att möjligheterna till utslussning i ett ordinarie jobb skulle bli större. Att branschen tar sitt ansvar samtidigt som man undviker osund konkurrens.

– Men tar vi på oss uppdraget ska vi självklart ha ersättning, säger Maria Thörn.

Text Boel Jönsson/Tidningen Rent nr 5/2019

Mer om: Inspira | upphandling
Håll dig uppdaterad med Rent
Är du prenumerant? Bli prenumerant

Med en prenumeration får du obegränsad tillgång till webbtidningen. Läs webbtidningen online.

Kommentarer (0)
Startsidan just nu

Nytt eldrivet arbetsfordon

Plus

"Jag är tillfreds med det jag har uppnått i branschen"

Hami Rashidi köpte 2009 SMB Städ Material Bolaget av sin morbror. Sedan dess har omsättningen ökat från ca 12 miljoner kronor till drygt 78 miljoner 2018 med en fortsatt ökning under 2019.

Coor förlänger avtal med Hemsö

Coor har förlängt samarbetsavtalet med Hemsö Fastighets AB för leverans av teknisk fastighetsdrift samt tillhörande tjänster i Stockholm.

Lutande toastol ska bryta pauser

Ny studie: Blåser ut ännu fler bakterier

Handtorkarna som ofta ersätter pappershanddukar på offentliga toaletter blåser ut förvånansvärt mycket bakterier, enligt en brittisk studie.

Myndigheter fuskgranskar städbranschen

Städ-, bygg-, och transportbranscherna kommer Skatteverket att lägga extra fokus på under året för att komma åt eventuellt fusk och arbetsmarknadsbrottslighet.

Nyhetsbrev

Kackerlackor fångas med nya metoder

Saneringar av kackerlackor i Sverige har minskat med 21 procent sedan 2018. Det rapporterar Anticimex, som nu lanserar en digital fälla.

Arkiv
1

Hyresgäster inte nöjda med miljötvätt

Hyresgäster hos Varbergs Bostad har felanmält de nya tvättmaskinerna som tvättar i kallt vatten utan tvättmedel. Nu har Folkhälsomyndigheten fått frågan på sitt bord.

Städarna startar uppfinnartävling

Hon får Tvätteriförbundets hållbarhetspris

Downtown Camper Svanenmärkt

Nu har ett av Scandics hotell i Stockholm klarat Svanens miljö- och klimatkrav.

Inspira vinner Fagersta Stainless

Uppdraget omfattar lokalvårdstjänster av produktionslokaler i industrimiljö samt tillhörande kontorsutrymmen.

Svenskautbildning med städpraktik

SFI i Gävle har startat en helt ny sorts utbildning. I vår ska tio elever varva svenskalektionerna med praktik på städ och servering på Scandic CH i Gävle.

Tävla om europeiskt pris

Fler ruttjänster och höjt tak för rutavdraget

Rut-utredningen föreslår i ett delbetänkande till regeringen att rutavdraget utvidgas med fler tjänster och att taket höjs.

Städenhet kan bli Sveriges Friskaste Företag

Städenheten på Fastighets- och serviceförvaltningen vid Piteå kommun är Norrbottens läns friskaste företag.

Återvinner rengöringsförpackningar

Tecknar nytt, utökat avtal med Borealis

Coor får förnyat förtroende av Borealis och tecknar nytt femårigt avtal gällande leverans av integrerade facility management-tjänster (IFM).

Ny ordförande i Almega Serviceföretagen

Emma Unevik efterträder Azita Shariati i rollen som styrelseordförande i Almega Serviceföretagen.

Public Clean köper Breddens Ekonomi Städ

Städare får 15 års fängelse för klockstöld

Robotdammsugare minskar växthusgaser

Ny HR-direktör i Coor

Så ska plast cirkuleras mera

Robot städar konstgräsplaner

Se alla Företagens egna nyheter

Världslansering av Duotex® nya produkter!

Fördelar med att använda skumtvål

Kompetens för städbranschens tjänstemän

Kickstarta året med en lokalvårdsutbildning!

KBM Professional utökar med torkpapper

Nya städmaskiner från KBM

Fleetmanagement - få kontroll över maskinparken

Städarnas dag och ny film från Städakademin

Lätthanterlig. Ergonomisk. Prisvärd

Säkra dina entréer och golvytor med i-matt

i-mopfamiljen växer, säg hej till i-mop Lite!

Utvärdering mot kvalitet - Borago projektleder och upphandlar

Borago deltar i Nordisk/Baltiskt INSTA 800 projekt

Våra certifierade utbildningar har precis blivit ännu fler!

Nätverksträff för Städakademin - värdefullt ur flera perspektiv

Städhandboken – så städar du skola och förskola.

Västra Götalandsregionen - nu är lyckan gjord!

Attrahera både kunder och personal

Hemsidor ökar försäljningen med klimatsymbol!

Hemsidor ökar försäljningen med klimatsymbol!

Hinner du med att utbilda din nyanställda personal så att jobbet blir profe...

Tennant lanserar nya torr och våtdammsugare

Enköpings kommun investerar i fler OS3 system som tillverkar rengöringslösn...

Batteridriven utomhussopmaskin

Vlx 416S

Sänd till en kollega

0.109