Lösningen blev ett samarbete med Tengella, marknadsledande helhetsleverantör av affärssystemslösningar för städ- och serviceföretag.
Miljöpalatset har 320 medarbetare och en omsättning på 120 miljoner kronor. Deras kunder består av kommuner, privata företag och ett fåtal hemstädningar så det administrativa arbetet tog mycket tid.

– Vi gjorde bland annat all löneberedning och schemaläggning manuellt med hjälp av excel filer, berättar Miljöpalatsets vd Anestis Chartalidis. Detta var tidsödande och vi behövde ett systemstöd som var mer överskådligt och tillgängligt över nätet.

Vad är det då som gör att Tengellas affärssystem passar Miljöpalatset? Det finns flera anledningar enligt Anestis Chartalidis. 

– Tengella kopplar samman den vardagliga driften och verksamhetsplaneringen med lön och fakturering, så att vi kan säkerställa och följa upp att löner betalas ut korrekt och att det som ska debiteras kund blir fakturerat.

På samma vis hjälper systemet till att säkerställa att extra beställningar faktureras och att man kan se vad det egentligen kostade.

– Vi upplever att Tengella lyssnar på oss och konstant genomför vidareutvecklingar av systemet vilket gagnar oss. Vi sparar tid när det gäller löneberedningen, schemaläggningen blir mer effektiv och faktureringen är väldigt enkelt att genomföra varje månad.

Anestis Chartalidis, vd för Miljöpalatset.

Tengella säkerställer inte bara en ekonomisk hållbarhet och en smidig schemaläggning, fortsätter Anestis Chartalidis, det säkerställer dessutom att vi som leverantör faktiskt levererar den städning som kunden köpt. Även avvikelser i städfrekvens eller arbetstid upptäcks och åtgärdas omgående.

– I Tengella kan vi lägga in budgeterade antal timmar för respektive kundavtal och därmed säkerställa att rätt antal timmar schemaläggs så att vi levererar rätt antal köpta timmar.

Genom mobilappen vet lokalvårdarna dessutom alltid när de ska vara på plats och vad som ska göras, samt att de kan rapportera eventuella avvikelser. Inom kort kommer företaget även att gå över och använda Tengellas stämplingsfunktion så att man som arbetsgivare dessutom kan säkerställa att rätt person är på rätt plats.

Man brukar också prata om att transparens gentemot kunderna är viktig. Man kan till exempel skapa en kundportal där kunder kan komma in med avvikelser samt följa upp dessa.
– Dessutom finns det i samma system möjligheter för våra chefer att göra både planerade och spontana kvalitetskontroller.

– Det är, avslutar Anestis Chartalidis, en nyckelfaktor för att vi ska kunna säkerställa kvalitativa leveranser i enlighet med kundens avtal och förväntningar. Dessa kvalitetskontroller är också en fantastisk källa till kompetensutveckling av personalen på fältet.