När är det dags att investera i ett affärssystem?

För många städ- och serviceföretag sker utvecklingen stegvis. Ett verktyg används för schemaläggning, ett annat för tidrapportering och ytterligare ett för ekonomi. Kundinformation finns på ett ställe, kvalitetsuppföljning på ett annat och en hel del kunskap sitter hos enskilda personer.

Så länge verksamheten är mindre behöver det inte vara ett problem. Men med fler kunder, objekt och medarbetare blir det allt svårare att hålla ihop helheten.

När administrationen börjar ta för mycket tid
Ett tydligt tecken är när allt mer tid går åt till att flytta information mellan olika system, dubbelregistrera uppgifter eller leta efter rätt underlag.

Det är inte alltid de stora problemen som kostar mest. Ofta är det alla små manuella moment som återkommer varje dag och som tillsammans tar tid från annat.

När det blir svårare att få överblick
Hur ser bemanningen ut nästa vecka? Vilka uppdrag behöver följas upp? Var finns avvikelser? Och hur går det egentligen för ett enskilt objekt?

När svaren kräver flera system, kalkylblad eller samtal med olika personer blir det också svårare att agera snabbt.

Ett affärssystem kan samla mer av verksamheten och ge en gemensam bild av nuläget.

När kunderna ställer högre krav
Kraven från beställare handlar i dag om mer än att tjänsten ska vara väl utförd. Kvalitetssäkring, dokumentation, uppföljning och transparens har blivit viktiga delar av leveransen.

För städ- och serviceföretag innebär det att förmågan att visa vad som har gjorts, när och med vilken kvalitet blir allt viktigare.

Att kunna möta den typen av krav på ett strukturerat sätt kan därför också stärka företagets konkurrenskraft.

När verksamheten har vuxit ur sina arbetssätt
Behovet av ett affärssystem avgörs inte nödvändigtvis av hur många anställda företaget har.

En bättre fråga är hur komplex verksamheten har blivit.

Fler objekt, fler kundkrav, mer personal, större geografiska områden och fler processer att hålla ihop gör att arbetssätt som tidigare fungerade bra kan börja bli en begränsning.

Rätt system ska stödja hela verksamheten
Att införa ett affärssystem handlar därför inte om digitalisering för digitaliseringens skull.

För städ- och serviceföretag kan det handla om allt från planering, bemanning och kvalitetssäkring till kunddialog, uppföljning, kalkyler och ekonomi. Ju mer som kan hänga ihop, desto mindre tid behöver läggas på att få olika delar av verksamheten att prata med varandra.

Det är också utgångspunkten för Tengella: att samla stödet för städ- och serviceverksamheten i en gemensam lösning.

Fundera på om ni känner igen er i flera av punkterna ovan. Då kan det vara läge att se över om dagens arbetssätt fortfarande stödjer verksamheten, eller om verksamheten har vuxit ifrån dem.

Om Tengella
Tengella utvecklar affärssystem för städ- och servicebranschen, med stöd för verksamhetens olika delar från planering och kvalitetssäkring till uppföljning och kundhantering.

Vill du veta hur ett affärssystem skulle kunna stötta just er verksamhet? Läs mer om Tengella eller boka en demo.