Krönika: Den viktiga skillnaden mellan krav och bevis i offentlig upphandling
Jenny Kenneberg
Gör: Advokat och partner på Brick Advokat.
Inriktning: Specialiserad inom offentlig upphandling och avtalsfrågor.
Bkagrund: Jur kand vid Stockholms universitet. Har bland annat jobbat som notarie och föredragande på Förvaltningsrätten i Stockholm, advokat på Hellström Advokatbyrå och bolagsjurist på Swedavia.
Alla som arbetar med offentlig upphandling känner till begrepp som ”skall-krav” och ”obligatoriska krav”. Det är krav som måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna antas. Kraven har stor betydelse både när det gäller kvalitetskontroll av det egna anbudet och vid granskning av konkurrenternas anbud efter tilldelning.
Krav kan antingen handla om det anbudslämnande företaget eller det som erbjuds i anbudet. När det gäller det förstnämnda, krav på företaget, handlar det ofta om ekonomisk ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet. Det är vanligt med krav formulerade enligt följande exempel:
* ”Anbudsgivaren ska ha en årsomsättning om minst 200 miljoner kronor”
* ”Anbudsgivaren ska ha minst en arbetsledare med tidigare erfarenhet från liknande uppdrag”
* ”Anbudsgivaren ska ha ett systematiskt kvalitets- och miljöarbete med årlig revision av tredje part”
I det här sammanhanget ska vi inte gå in på detaljer om varje krav eller invändningar mot den specifika formuleringen, för kravet i sig kan ju alltid diskuteras. I stället ska vi behandla frågan om bevis.
Varför är det då så viktigt med bevis? Jo, beviset är den upphandlande myndighetens/enhetens sätt att kontrollera att kraven är uppfyllda. Beviset kan vara en kopia av årsredovisningen eller ett utlåtande från ett kreditbedömningsföretag. Det kan också vara en redovisning av tidigare utförda uppdrag med möjlighet att ringa en kontaktperson hos den tidigare beställaren eller kanske CV, certifikat och utbildningsintyg för en anställd. Kort sagt, bevis är den dokumentation/information som den upphandlande myndigheten behöver för att kunna avgöra att anbudsgivaren och anbudet motsvarar kraven som har ställts upp.
Måste då all den dokumentationen lämnas in tillsammans med anbudet? Nej, är det mycket enkla svaret. Beviset ska lämnas in när den upphandlande myndigheten/enheten begär det. Det kan innebära att det ska lämnas in redan tillsammans med anbudet, men det kan även innebära att det ska lämnas in efter anbudstidens utgång. I vissa fall inhämtar till och med upphandlaren själv beviset direkt från relevanta register eller myndigheter, vilket är vanligt när det gäller exempelvis krav på registrering av företaget. Allt beror på vad den upphandlande myndigheten/enheten har angett i upphandlingsdokumenten.
För dig som ska lämna anbud är det därmed bra att vara uppmärksam på skillnaden mellan krav och bevis. Sortera gärna ut själva kravet, dvs vilka kvalifikationer företaget eller anbudet måste ha, och skriv sedan under kravet vilket bevis som ska lämnas in samt när det ska ske. Och som vanligt, om det finns tveksamheter kring vad som gäller är det bra att ställa en fråga till den upphandlande myndigheten/enheten.
Jenny Kenneberg
