Debatt: Hur det städas är viktigt – inte vem som städar
Jag läser om lokalvård som inte fungerar. Lösningarna är ofta snabba och enkla: Outsourcing! Gör en ny upphandling! Och när inget annat fungerar – insourcing, ta tillbaka lokalvården i egen regi.
Exempel på rubriker i pressen: ”Städbolag stämmer Tranås kommun” Tranåsposten 2018-06-15, ”Malmö stad häver avtal med städbolag – för smutsigt i förskolorna” Sydsvenskan 2017-07-11, ”Karlsborg tar hem lokalvården” Rent 2018-05-30.
Under våren talade jag med frustrerade lokalvårdare, städchefer och andra ansvariga och frågade vad de var missnöjda med. Ofta var svaret: Kvalitet. För lite städtid. Dålig upphandling. Ingen uppföljning. För billigt. För dyrt.
Att det blir fel beror på att frågan är fel ställd. Det handlar inte om egen regi eller entreprenad. Det handlar om hur lokalvården drivs och hur lokalvården redovisas.
Det kostar i många fall lika mycket att städa en fastighet som att värma/kyla den. Hur många vet det? Det är inte ovanligt att lokalvårdsorganisationer omsätter 5–10–20–50 miljoner kronor. Jag förstår frustrationen ansvariga känner när lokalvården inte fungerar eller de tror att den kostar för mycket, eftersom de inte har fått en begriplig redovisning.
Får de sedan olika, men tvärsäkra, besked av konsulter, organisationer och andra experter, är det svårt att veta vad man ska tro.
Lösningen är att tro på sig själv och bli sin egen konsult. Jag ska berätta hur man kan göra:
- Ta reda på hur lokalvård fungerar. För att ansvara för eller leda en verksamhet behöver man inte veta allting – men man behöver känna till villkoren för verksamheten. Det tar några timmar. I en verksamhet som omsätter många miljoner och irriterar många tusen människor (anställda, elever, uppdragsgivare m.fl.) är det väl investerad tid.
- Gå systematiskt igenom verksamheten. Problemen som finns är säkert kända – ekonomi och/eller kvalitet. Men släpp fokus på problem och tänk istället på hur det borde vara. Det finns checklistor för både ekonomi och kvalitet i min bok ”Koll på läget – ansvar för lokalvård”. Det finns flera riktigt framgångsrika lokalvårdsorganisationer som kan ge kunskap och inspiration. Både egen regi och entreprenörer. Ta reda på vilka de är, besök dem och fråga hur de gör. De berättar gärna.
Framgångsrika städorganisationer har koll på sina nyckeltal. Liksom framgångsrika kunder och uppdragsgivare. De ställer utmanande och rimliga krav – inte orimliga. Det kan alla göra efter en grundlig genomgång.
Jag ska ge ett exempel: att städa en normal kontorsfastighet kostar 120–150 kronor per kvm och år. Så, om man ansvarar för cirka 150 000 kvm städyta kan 20 miljoner kronor vara en rimlig städkostnad. Svårare än så är det inte. Även skolor, förskolor och andra lokaler har nyckeltal. Uppföljning är också en naturlig del av en framgångsrik verksamhet, det finns genomtänkta och konsekventa system för det.
- Sist men inte minst, redovisa verksamheten! När allting går bra och alla är nöjda efterfrågas inte redovisningen och kan lätt sättas på undantag. Men när det stormar kring verksamheten är det för sent att börja med redovisning.
Då händer ofta detta: med en omsättning på 20 eller 50 miljoner kronor för en så ”enkel” sak som städning förstår ju alla att det finns pengar att hämta. 10 procent eller 2–5 miljoner, borde inte vara svårt att spara.
De som befinner sig utanför en verksamhet vet inte hur eller till vad pengarna används – de ser bara den stora kostnaden. Det kan man råda bot på med en enkel och tydlig redovisning av hur pengarna används. Men gör redovisningen begriplig för stressade ansvariga. Svaren ska finnas i klartext på första sidan, analysen på följande sidor på ett språk som kan förstås av en lekman.
Gemensamt för alla framgångsrika lokalvårdsorganisationer är att de har grundläggande ordning och reda på sin verksamhet. De är kompetenta och har kunskap om lokalvården – allt från ledningen till mellanchefer och städare.
Tänk själv: Om man just varit på restaurang och ätit den godaste lunchen, sett en fantastisk pjäs eller fått ett enastående mottagande på sjukhuset. Handlar det då om egen regi eller entreprenad? Nej, det handlar om ledningens attityd, personalens resurser och engagemang. Så, den som vill att det ska gå bra med lokalvården, bör bocka av den här checklistan:
- Attityd – uppdragsgivare, ledning och chefer, sätt dig in i ramverket och nyckeltalen
- Resurser – tillsätt tillräckliga resurser, ställ utmanande men rimliga krav
- Uppföljning – ekonomi och kvalitet. Man får det man mäter. Följ upp de viktiga nyckeltalen (tips till utförarorganisationer: redovisa era resultat även om ingen bett om det!)
Var uthållig, jobba målmedvetet, korrigera där det behövs. Redovisa, ställ rätt frågor och ha självförtroende!
Av Jan Stegmann
