FM-system i drift: Så säkrar du att det skapar värde
Månader går åt till marknadsundersökningar, RFI:er och upphandlingar. Sedan skrivs kontraktet – och uppföljningen upphör. Just när värdeskapandet skulle ha börjat.
Detta är del 2 i en artikelserie om FM-system och digital fastighetsförvaltning. Del 1 hittar du här: FM-system: 4 misstag att undvika innan upphandlingen.
I den förra artikeln delade jag fyra saker att tänka på innan FM-systemets upphandling skrivs. Men den verkliga utmaningen börjar först när kontraktet är signerat och systemet ska tas i bruk. Det gäller oavsett om ni har valt ett heltäckande FM-system eller en kombination av specialiserade lösningar för olika områden som städ, underhåll och energi.
Låt mig dela tre grepp som skiljer lyckade implementeringar från kostsamma felköp.
1. Är organisationen redo för ett FM-system?
Innan ni startar implementeringen, bör ni ställa er följande frågor:
- Är ledningen engagerad i att använda data?
Det spelar ingen roll hur mycket data som samlas in – om ingen analyserar och agerar på insikterna, uteblir effekten. Någon i ledningsgruppen måste äga uppföljningen.
- Finns kapacitet för förändring?
De första 12 månaderna är avgörande. Organisationen måste ha möjlighet att avsätta tid till lärande och processförbättringar.
- Har ni en kultur av kontinuerlig förbättring?
Ett FM-system är inte ”klart” när det är installerat. Framgång bygger på att man lär, justerar och förbättrar löpande.
- Är både inköp och verksamhet med på tåget?
Om verksamheten inte varit delaktig i behovsanalysen, utan bara får systemet i knät, saknas ägarskap.
Tips: Om ni är osäkra kring flera av dessa punkter – fundera på om organisationen verkligen är redo. Det är bättre att bygga rätt förutsättningar först, än att lansera ett system som aldrig tas i bruk.
BREAKING