Vi har skrivit om hur digitala kartor skapar förutsättningar för FairPlay genom åren. GIS är EN förutsättning för att optimera schema i tid och rum för att skapa hållbara scheman med hög  beläggningsgrad för den enskilde. Det minimerar antalet timanställda  Se tidigare inlägg om hållbara schema!  Basen för allt  är dock ett uppdaterat, digitalt, lokalregister.

Ett uppdaterat och tillräckligt noggrant digitalt lokalregister är basen för allt, med eller utan kartor

Är detta register digitalt kan det även bli dynamiskt och transparent  mellan alla parter. Om du har pärmar är det inte dynamiskt och sannolikt är det inte heller uppdaterat hela tiden. Sitter instruktionerna i huvudet på folk blir du dessutom personberoende.

Är det uppdaterat? Vem uppdaterar ? Vem har bäst uppdaterad koll på objektet och ytorna?

Lokalvårdarna är de som oftast betraktar respektive objekt ur ett städperspektiv. Kanske bör dessa register uppdateras löpande av de som nyttjar och/eller underhåller ytorna? Hur man än vrider på uppdraget måste man uppskatta avverknings- och  kvalitetskrav  per objekt och typyta. Kunskap om typytor kan även användas som input för inköpsplanering och uppföljning med hänsyn till behovet av förbrukningsmateriel och frekvens. Där är  vi inte riktigt ännu idag i Sverige. Men det kommer inom ramen för integrerade tjänster och hållbarhetsrapportering för green cleaning. Green cleaning är en av de tio tydligaste trenderna inom städbranschen vi har observerat .

Utan uppdaterat och transparent lokalregister för alla parter saknas fast punkt att förhålla sig till. "Det blir som förra gången".

Arbetsordrar bemöter den starkaste trenden / nya dynamiska verkligheten för städbranschen: behovsbaserad städning.

Gemensam kalibrering: Vilka ytor kostar mest? Vilka ytor är mest lönsamma? 

Avverkningsgraden eller hur lång tid det "bör eller få" ta att städa ett objekt måste baseras på rätt information:

• relevant frekvens (hur ofta är relevant? fasta eller rörliga tider?)
• rätt typ av yta (utrustningskrav har en koppling till miljöpåverkan och så kallad green cleaning)
• rätt kvalitetskrav  (instruktion om hur:et)

Ytan i sig varierar inte så ofta. Frekvenser justeras löpande. Kvalitetskrav varierar beroende av säsong och andra extrordinära händelser som en pandemi, en ombyggad osv. När behoven förändras och avtal skall kalibreras i samförstånd blir dessa frågor relevanta: Vilka ytor "kostar mest"? Vilka ytor är "mest lönsamma"? Är kvalitetskrav och frekvens fortfarande aktuell? 

När kund och leverantör tillsammans räknar ut den totala kostnaden för respektive objekt (och dess karaktär, trägolv) givet frekvens och kvalitetskrav (hur) kan man med lätthet t.ex. identifiera  de mest  kostsamma / lönsamma ytorna . Tillsammans  kan man kalibrera så att avtalet blir mer skäligt för alla parter. Detta kan man inte utan uppdaterade lokala register. Denna typ av dialog blir alltmer intressant för bägge parter som kanske måste spara pengar. Denna dialg leder till gemensam örnkoll  och ökad professionalism mellan inköpare och leverantör. Levererar du åt dig själv har du inget incitament att kalibrera ditt interna avtal om du ens har ett avtal. Utan denna insikt är risken för överleverans stor.

De som lagt ut eller har ett köp sälj förhållande internt och dessuom digitaliserat är mer professionella tillsammans.

Med tiden kommer köpare och leverantör se vilka ytor som har för hög eller för låg avverkningsgrad. Vi rekommenderar därför en insvängningstid under ett antal månader innan det slutliga avtalet är spikat och följs upp löpande.  Tillsammans får parterna ökad  örnkoll, baserad på historisk insikt blandat med realtidsinsikt. Det finns utrymme för gemensam simulering sexton veckor framåt.

"Det känns så proffsigt och kul att ha stenkoll. Det känns faktabaserat."  som en Avistas kunder uttryckte det

Frekvensen kan vara densamma men kan variera när i  tiden vilket bör utnyttjas då det driver hållbara scheman 

En del ytor skall städas en gång i veckan. Andra ytor kanske skall städas innan kl 0900 varje dag, eller varje onsdag (någon gång). Denna flexibilitet gynnar bägge parter. Leverantören kan få det ännu lättare att optimeras sina scheman vilket skapar bättre sammanhållna uppdrag, mer kontinuitet för lokalvårdare och därmed högre igenkänningsgrad och trygghet för kunden.

Avistas arbetsordrar är integrerade med schemafunktionen som tillsammans med avvikelsrapportering och tidsregistrering som tillsammans föder kvalitetsuppföljning som t.ex. självskattning.

Kodning av uppdrag måste vara supertydlig för att undvika överleverans och bemöta avvikelsrapportering

Vi vet att många lokalvårdare kan ha svårt att tolka instuktioner på svenska i synnerhet men i även i text i allmänhet. Vi vet av erfarenhet att efter en introduktion lär sig de de flesta vad de olika kvalitetsnivåerna och typytorna betyder. De kan med lätthet ersättas av symboler. Justeras schemat råder det ingen tvekan om vad som INTE skall göras. Vår uppskattning är att det är cirka 6%  övereleverans där  man helt enkelt städar för mycket, om inte instruktionerna är tydliga. Lokalvårdaren städar hellre för mycket än för lite för att inte "få skäll" eller motsvarande.  Eliminerad överleverans (av tid = pengar) kan kvittas mot motsvarande vikarietkostnad för sjukfrånvaro (i tid) även om volymen sjukfrånvaro är densamma!   

Exempel

En slutkund kanske inte vet om att ordrarna har ändrats och kanske gör en felaktiv avvikelsrapportering som sedan leverantör och inköpare kan bemöta med samma referensdata. Ett missförstånd reds ut och ett vite uteblir. Lokalvårdaren har inte felat. 

En slutlig kommentar om hur överleverans och engagemang påverkar nyttokalkyl

Många av de vi talat med som inte digitaliserat sin operativa verskamhet och inte heller kan motivera en sådan resa eftersom "ingen har klagat".  De har med hög sannolikhet en överleverans.  Storleken på denna är i nivp med sjukfrånvaron.

Sjurkfrånvaro inom städ ligger ofta runt 6%-10 % ! Överleveransen ligger i samma härad, 6 %, för icke digitala kunder.

• Genom ökad tydlighet på vad som inte skall göras kvalitetsmässigt och / eller frekvensmässigt kan man  budgetera t.ex 6 % mindre arbete och tillgodose sina behov med samma sjukfrånvaronivå som idag. Med andra ord eliminerar man kostnaden för vikariat för det som nu inte skall göras längre, det vill säga överleveransen. Detta finansierar digitaliseringen 
• Vidare vet vi att engagerade människor mår bättre, är mindre sjuka och är mer produktiva.  Det gäller alla parter, inte bara lolkalvårdare. Under Corona ökade engagemanget hos lokalvårdarna trots tuffare utmaningar. En andel till detta var just att de syntes och blev kommunicerade med sina chefer på daglig basis. Med tydliga digitaliserade uppdrag blir det ökad transparens för vem som gjort vad i realtid. Detta föder kvalitetsuppföljing.  Det är engagerande. Det leder oss till en sista synergi från transparent kommunikation: minskad sjukrånvaro som konsekvens av mer hållbara scheman
• Det sistnämnda ovan ligger även inom ramen för alltmer självorganiserande decentrealiserade arbetslag.  Oavsett vem som ser till att respektive arbetslag har fullt upp måste denna någon ha något uppdaterat och transparent att förhålla sig till.
• Detta något är just skäliga arbetsordrar

• Vi ser slutligen en trend där köparna förväntar sig att köpa en komplett teknisk lösning för leveransen från leverantören under avtalsperioden, det vill säga integrerade system för egna arbetsordrar och leverantörens arbetschema, vilket är precis det Avista erbjuder.

Fair Play = Fair Expectations (arbetrordrar) + Fair Commitments (schema) + Fair Compensation (ersättning / lön)

Har du bestämt dig för att ta städ-verksamheten till nästa nivå med digitala arbetsordrar?  Kalibrera uppdraget tillsammans mellan parterna  och ge rätt förutsättningar till att utföra ett skäligt uppdrag till ett skäligt pris, varje dag. 

Observera att 6 % lägre personalkostnad är en mycket stor siffra

Även 1% lägre överleverans är en mycket stor siffra = 1 % lägre personalkostnad.(for vikarie Vänta inte för längre! Ju tidigare du kommer igång desto tidigare realiseras nyttokalkylen, oavsett om den är rationell (mätbar)  eller emotionell (en känsla).

Denna siffra finansierar hela din digitalisering!

Vi fram emot att bli din partner för din fortsatta digitala transformation. Kontakta oss! 

- Avista Time